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DB13／T 5483-2022 企业户籍电子档案建设及应用规范.p*f

DB13／T 5483-2022 企业户籍电子档案建设及应用规范.p*f简介：

DB13/T 5483-2022 是河北省*方标准，名为《企业户籍电子档案建设及应用规范》。这个标准主要针对企业户籍（即企业的基本信息和运营记录）的电子化管理工作，提出了一套建设和应用的规范。它涵盖了企业电子档案的收集、整理、存储、管理、安全保护、共享和利用等方面，旨在提升企业信息管理的效率和准确性，促进企业信息化建设。

该规范可能包括的内容有：企业电子档案的格式要求、数据采集和录入规范、档案的分类和编码规则、电子档案的安全防护措施、数据的备份和恢复策略、档案的查询和检索方式、以及电子档案的应用场景和使用流程等。

遵循这个规范，企业可以建立一套完整的电子户籍档案*统，方便员工查询、管理层决策支持，同时也有利于税务、市场监管等部门的数据共享，提高政府服务效能。同时，它也符合国家对于数据安全管理的要求，保护企业的商业机密和个人信息。

DB13／T 5483-2022 企业户籍电子档案建设及应用规范.p*f部分内容预览：

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单 用于本文件。 DA/T31纸质档案数字化规范

下列术语和定义适用于本文件。 3.1 企业户籍档案 登记注册及监管机关对企业进行登记、管理过程中形成的材料。 注：分为机读档案和书式档案。 3.2 机读档案 以代码形式和特定结构记录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的企业登记基本信息 档案。 注：包括企业名称、统一社会信用代码、类型、住所、法定代表人、注册资本、成立日期、营业期限、经营范围、 状态、登记机关、投资人等信息。

登记注册及监管机关在企业主体资质存续期间产生的全部原始材料原件。 注：包括档案封面、营业执照、开业登记材料、变更登记材料、注销登记材料、撤/吊销材料、年检年报材料、 监督管理材料、其他材料等。 3.4 企业户籍电子档案 根据书式档案原件进行数字化，形成清晰、完整、不失真的数字图像。 注：图像效果最接近档案原貌，图像文件格式为OFD（或PDF）并可以通过网络进行传输。 3.5 企业档案查询*统 基于互*网，为企业提供户籍档案查询服务的信息*统。 注：现阶段企业档案查询*统使用“容e查”*统。

《高强混凝土结构技术规程》CECS104：99.p*f登记注册及监管机关在企业主体资质存续期间产生的全部原始材料原件。 注：包括档案封面、营业执照、开业登记材料、变更登记材料、注销登记材料、撤/吊销材料、年检年报材 监督管理材料、其他材料等。

登比注册及监管机关负 并形成一致的企业户籍电子档案。

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4.3企业户籍电子档案按“一照一户、一户一档、一档可立多卷”的原则立卷。其申企业设立（开 业）登记、变更登记、注销登记的文件材料按时间每次单独立卷。其他登记及监督管理等文件材料 可视文件材料份数的多少，一次立一卷或多次立一卷。 4.4企业户籍电子档案的归档方式分为在线归档和离线归档，归档电子档案应带有防伪水印，必要 时加注归档机关电子签章。归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档最退不能超过企业设立登 记后的次年6月。

5企业户籍电子档案内容

企业户籍电子档案内容包括开业登记、变更登记、注销登记、撤/吊销、年检年报、监督管理 他等材料，详细内容见附录A的A.1

6企业户籍档案建设数字化要求

3.1.1登记注册及监管机关档案调取、清点、登记、领取、归还等工作，以及扫描设备、扫描色彩

3.1.1登记注册及监管机关档案调取、清点、登记、领取、归还等工作，以及扫描设备、扫描色彩 模式、存储格式、图像处理要求应遵守DA/T31的有关规定。 6.1.2书式档案数字化过程中，应按原有排列顺序扫描。 6.1.3书式档案数字化过程中，建立企业档案基本信息，形成准确、完整的档案目录数据。

6.2.1档案建设基本信息

档案建设基本信息包括全卷宗编码、统一社会信用代码、企业名称、企业注册号、登记机关 式档案编号、档案类型、保存年限、档案密级、档案存放**、档案存放位置、**人、**电 信息。

企业档案会随着企业状态或信息的变更而产生不同分卷。每个档案分卷都是由一个或多个文件 共同组成，为了方便档案的查询利用，需要将分卷根据其所包含的文件内容按不同的目录进行标记， 并将电子档案分卷拆分成独立的OFD（或PDF）文件存储到对应的文件目录下。 在档案分卷目录整理过程中，保持档案目录内在的**及顺序。 档案分卷记录的信息包括分卷宗编码、分卷建立日期、分卷类型等。 分卷目录主要包含目录名称、是否公开等。

企业在存续过程中，会因状态或信息的变更而产生新的档案文件，每次变更独立成卷，为一次 分卷，每个分卷都归属不同的档案材料类别。分卷归档信息包括分卷宗编号、分卷名称、分卷建立 日期等信息。 企业户籍档案中不同类别材料需要提交相应的文件资料，这些资料需要按目录的形式进行整理 归档，在分卷信息下需要列出此分卷所包含的所有文件目录，目录信息主要包括文件名称等信息。

企业户籍电子档案封面是对档案的总体情况概览，其信息主要包括企业统一社会信用代码、 号、归档卷宗编号（唯一）、纸质卷宗存储位置、电子档案存储**、建档机关、建档日期、归 任人、档案保存年限、档案密级、所属行政区划编码等信息

卷内文件目录包括序号、档案目录名称、页码等内容。页码编排格式为“第X页/总XXI 6.6电子营业执照

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应包含电子执照公示版或纸质营业执照正本/副本彩色版扫描文件。 企业信息发生变更后应及时更新电子营业执照，以保证在档案查询利用时出示的企业电子营业 执照为最新版。

6.7档案扫描工作流程

开业卷需要登记。将注册号、法定代表人姓名、企业名称、企业行业代码录入登记程序中， 完成后保存。

设置扫描参数：图像类型分黑白和灰度两种，黑白为常用类型，当扫描身份证、页面不够清楚、 页面出现红色手印等情况选择灰度；扫描方式分连续和平板两种，连续扫描为常用类型，当扫描营 业执照时选择平板扫描；扫描幅面通常是A4或A3；图像质量黑白一般使用七级，扫描灰度时一般使 用十或九级：分辨率选择200*pi。选择完成后，开始逐页扫描。

开卷排存：按扫描完元的图 ，按纸栏档输人注珊号，企核推日期 主类型选开业、在内资法人、内资营业中选择企业性质，然后开始排序，按扫描完的图像输入页号 时扫描歪的图像进行矫正。 变更、换照、备案、注销等排序：与开业卷排序不同的*方是先选主类型，再选分类型，变更的 分类型有很多种，如**、名称、法定代表人等，企业变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩； 如果企业改变了性质，在“选企类”项前打钩，可以更改企业的性质。

扫描完成后，进入质检程序，录入注册号，对已排好的卷逐页查看，主要查看企业类型、注册 号、企业名称、总页数、页级别选择是否正确；图像是否端正、页面是否干净整洁，最后核对目录是 否一致。

6.7.5生成电子档案文

按规范的文件组织结构进行整理保存， 然后把档案图片文件整理成OFD（ PDF)格式的电子档案文件，以备后续应用

7企业户籍电子档案归档要求

企业标识码采用统一社会信用代码（或企业注册号）。

7.2企业户籍电子档案编码规则

7.2. 1全卷宗编码规则

7.2.2分卷宗编码规则

企业存续过程中，产生的多种类型分卷档案材料编码规则为：2位档案分卷类型代码+8位分卷档 案生成日期（年检年报4位） 档案分卷材料类别代码如表1所示。分卷档案生成日期格式为“YYYYMMDD”，对于年检年报材料 分卷档案生成日期只包含年份“YYYY”

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表1档案分卷材料类别代码表

7.3企业户籍电子档案文件存储结构

企业户籍电子档案管理*统应依据全卷 算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类 中有序*存储电子档案，并在数据库中记录电子档案存储路径 企业户籍电子档案的电子文件存储结构要求，如图1所示

日期文件夹命名格式为“YYYY年MM月DD日” OFD(或PDF)文件以其文件名命名。

图1企业户籍电子档案文件存储结构图

企业户籍电子档案应使用水印技术加强文件的安全性。电子档案文件的水印格式可参考以下要 求： a） 水印文字内容：附录A的A.2； b） 水印字体大小：15； c）水印颜色：RGB(102,80,80); *)水印倾斜度：60°;

企业户籍电子档案应使用水印技术 a) 水印文字内容：附录A的A.2 b) 水印字体大小：15； C 水印颜色：RGB（102,80,80）； *）水印倾斜度：60°：

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登记注册机关应按照附录B的B. 与企业档案查询*统进行对接，未建 立企业户籍电子档案*统的，可采取账户登录手动上传的方式实现*统对接。

企业户籍电子档案香询分为线 线上查询任企业档案省*统进行查馆 下查询可到登记机关设立的档案查询服务窗口进行查询

登记机关提供查阅利用的登记电子档案应为版式文件，应逐页加载防伪水印，并加盖档案查询 专用的电子印章。

涉及个人隐私、企业商业秘密及其它敏感信息应采取有效措施予以保护

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A.1企业户籍电子档案内容

A.1.1开业登记材料

附录A （资料性） 企业户籍电子档案建设规定

GB 50329-2002 木结构试验方法标准A. 1.2 变更登记材料

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A. 1.3注销登记材料

A.1.4撤/吊销材料

撤/吊销材料应提交如下材料： a）公司撤销变更登记申请。申请应当载明公司名称、申请撤销的变更登记事项及登记时间、 准予变更登记通知书文号、人民法院裁判文书文号、指定代表或者共同委托代理人委托的 事项、权限及指定代表或委托代理人的身份证件复印件等内容，并由法定代表人签字、公司 加盖公章， b）人民法院的裁判文书。 c）已领取纸质版营业执照的缴回营业执照正、副本，

A.1.5年检年报材料

年检年报材料应提交如下材料：

年检报告书； b 企业指定的代表或者委托代理人的证明； 营业执照全部副本（原件） 经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的T／CECA-G 0007-2016 高效能吸油烟机评价规范，提交加盖企业印章合法有效的许可 （资质）证复印件或专项审批文件复印件；有限公司或非公司企业法人，还应提交年度资 产负债表和损益表（原件）；企业有非法人分支机构的，还应当提交分支机构的营业执照 副本复印件；分公司、非公司企业法人分支机构提交隶属企业年度已年检的营业执照副本 复印件，其他经营单位提交隶属机构有效的主体资格证明复印件。 除提交第四部分规定的材料外，以下企业还须提交审计报告原件：一人有限责任公司，上 市股份有限公司，从事金融、证券、期货的公司，从事保险、创业投资、验资、评估、担 保、房*产经纪、出入境中介、外派劳务中介、企业登记代理的公司，注册资本实行分期 缴付未全额缴齐的公司， 三年内有虚报注册资本、虚假出资、抽逃出资违法行为的公司，