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DAT 31—2017《纸质档案数字化规范》简介：

DAT 31—2017《纸质档案数字化规范》是由中国国家档案局发布的行业标准，全称为《纸质档案数字化技术规范》。该标准于2017年发布，主要针对纸质档案的数字化处理过程进行了详细的规范和指导。

该规范主要包括以下几个方面：

1. 术语和定义：对数字化档案、数字化设备、数字化流程等关键术语进行了明确的定义。 2. 档案数字化的基本要求：规定了纸质档案数字化的基本原则、流程、质量要求等，包括扫描分辨率、色彩模式、文件格式等技术参数。 3. 设备和环境要求：对档案数字化的设备（如扫描仪、计算机等）和工作环境（如光照、温度、湿度等）提出了具体要求。 4. 数据管理：强调了数字化档案的数据管理，包括数据的存储、备份、检索和安全保护等。 5. 质量控制与验收：规定了数字化档案的质量控制方法，以及验收的标准和流程。

DAT 31—2017《纸质档案数字化规范》的出台，旨在提高我国纸质档案数字化的标准化和规范化水平，保障数字化档案的质量，促进档案资源的高效利用。

DAT 31—2017《纸质档案数字化规范》部分内容预览：

5.1.1应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、 安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

5.2.1应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档 案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。 5.2.2加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆 盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。 5.2.3应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满 足数字化工作的需要。

5.3.1应在充分调研的基础上GB 12367-2006 涂装作业安全规程静电喷漆工艺安全，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达 标。

.3.1 目标。 5.3.2纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化 技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。 数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、呕待抢救程度、数字化资金 情况等因素。 5.3.3宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。 5.3.4纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程

5.3.3宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。 5.3.4纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程 中形成的其他文件一并保存。

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5.4.1应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和 纸质档案数字化成果质量。 5.4.2纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、 档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成 明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常 行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出 入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管 理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各 环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、 管理、存放等工作进行规范。

5.5.1应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对 纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附 录A。 5.5.2应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。 5.5.3应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产 生的问题进行及时反馈和修正。

5.6.1应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管 理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据 验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目 招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作单示例参见附录B。 5.6.2应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整 理、归档、移交等管理要求。

5.7.1纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规 模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T20530一2006第5章 的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理 能力。如需审查数字化加工企业的保密资质，档案部门应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》 （国保发[2012]7号）等文件的要求执行。 5.7.2在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从 档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与 设备处理等层面执行严格的安全管理要求。 5.7.3档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、 进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

6.1档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登 已等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为 数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

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6.2纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案， 并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的 安全。

7.2.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。 7.2.2重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。 7.2.3书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。 7.2.4应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

7.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。 7.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

7.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损 害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物 时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

7.5.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。 7.5.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

3.1应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。自录数据 库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立 工作中均应严格遵守。 8.2数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。 8.3数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和 利用。 8.4将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成 准确、完整的目录数据， 8.5可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录 项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

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档案扫描应根据纸质档案原件 等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图 像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌，

9.2.1扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设 备进行数字化。 9.2.2超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面 扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并 且采用标板等方式明确说明分幅方法：若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单 幅图像对应原件尺寸的1/3。 9.2.3对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，可采用标板、标尺等方式 标识原件大小等信息。 9.2.4应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

9.3.1为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。 9.3.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进 行扫描。 9.3.3页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描

9.4.1扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式 等因素。 9.4.2扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小 于300dpi。 9.4.3如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需 要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫 描分辨率建议不小于600dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印 刷精度要求等选择合适的分辨率。

9.5.1纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率 的选择可根据实际应用的需求而定。 9.5.2纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行 综合考虑，将图像转换为OFD、PDF等其他格式。 9.5.3同一批档案应采用相同的存储格式。

9.6.1应以档号为基础对数字图像命名。 图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性 9.6.2建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名， 9.6.3数字图像确需存储为多页文件时SHSG-050-2008 石油化工大型建设项目总体设计内容规定，可采用该档案的档号对图像命名。

9.6.4应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

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对分幅扫描形成的多幅数字图像 个完整的图像，以保证纸质档 案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到 视觉上基本不感觉偏斜为准。

如需对数字图像进行裁边处理《城市轨道用槽型钢轨闪光焊接质量检验标准 CECS 429-2016》，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质 量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水 贵、污点、装订孔等痕迹。