DB3401／T 232-2021标准规范下载简介

DB3401／T 232-2021 物业服务档案管理规范.pdf简介：

"DB3401/T 232-2021 物业服务档案管理规范.pdf" 是一个文件名，它很可能代表一个标准或指南，由中国的某个地方标准制定机构（比如安徽省或某个城市的标准化委员会）发布。"DB3401"通常是指安徽省的地方标准，"T"可能代表技术规范，"232-2021"表示该标准的发布年份是2021年。"物业服务档案管理规范"则是文件的主要内容，涉及到物业管理中对各类文件、资料的收集、整理、保存和使用等方面的规定。

这个规范可能是为了规范物业管理服务中档案的建立、整理、分类、保护和检索流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，以支持物业管理工作的有效运行。具体包括但不限于物业合同、业主信息、设施设备记录、维修保养记录、投诉处理记录等的管理。如果你需要了解更详细的内容，建议直接查阅该文件。

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下列术语和定义适用于本文件。

物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形

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湿度计； 去湿机； 消防器材： 整理装订设备、工具、装具。 4.3应确保档案实体安全和信息安全GB∕T 51318-2019 沉管法隧道设计标准，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。 应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防 护工作； 档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品； 定期检查维护档案设施设备，确保正常运转： 档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当 及时处理，并建立检查和处理情况台账。 4.4应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对栏 案利用及时跟踪和监督。

应根据物业档案管理内容，分为综合管理， 承接查验、秩序管理、工程管理、环境管理、绿化管 服管理、合同管理、财务管理等，物业服务档案分类目录按附录A执行

6.1.1物业档案的收集应遵循以下原则

6. 3. 1保存方式

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6.3.1.1物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网 络安全管理措施。 6.3.1.2物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文 本保存在磁盘、计算机等载体。 6.3.1.3电子档案管理应符合GB/T18894的要求。

注：平放档案叠高宜≤40

6.3.2.2档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存放。 6.3.2.3宜在档案柜上张贴档案存放示意图。

6. 3. 3 保管期限

档案保管期限分为永久、长期、 物业服务档案的保存期限等同于该建筑物的使用寿命，短期是指物业服务档案保存期限不低于物业服务 合同期。物业服务档案归档范围及保管期限表按附录C执行。 注：同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存

4.1.1应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。 4.1.2物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长 一年。

6.4.1.3物业服务档案登记工作包括但不限于

档案收集、整理、移交、归档登记； 标准信 档案借阅登记； 档案销毁登记； 档案检查登记； 其他应予登记的事项。

借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时归还。

6.5.1.1应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整理，对统计数据进行研究分析， 掌握现状，发现问题，提出改进措施。 6.5.1.2档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。 6.5.1.3各类数据应实事求是，以原始资料为依据，不得随意估算、虚报，

应定期清扫除尘，保持清洁

6. 6. 2 检查

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6.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。 6.6.2.2档案检查内容包括但不限于：

6.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

6. 7.1 基本要求

案交接应遵循以下要求： 交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录保持一致； 对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致； 对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任 及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存； 交接记录和现场查验结果应由各方共同书面签字确认

6. 7. 2 内部交接

责档案工作的人员岗位变动时应按档案管理要求进行档案交接，宜撰写档案移交说明。

6.7.3.1外部交接包括但不限于

与建设单位的交接； 一物业服务企业退出时的交接； 一与服务外包单位的交接。 6.7.3.2物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料 完整，移交手续齐全，责任明确。 6.7.3.3物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同 业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。 6.7.3.4服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐 全，并要在交接文据上签字盖章。

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应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久

应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久 保存。

附录A （规范性） 物业服务档案分类目录表 物业服务档案分类目录表见表A.1。

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表A.1物业服务档案分类目录表

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编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母，其余各段均用阿拉伯数字表示， 各段之间用“一”隔开。其结构为：“案卷码”一“一级类目代码”一“二级类目代码”一“年度码” 一“案卷流水码”，编码结构见图B.1。

GB 6867-1986 园艺工具 检验规则、标志与包装图B.1物业服务档案编码结构

图B.1物业服务档案编码结构

归档范围及保管期限表见表C.1。

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附录C （规范性） 归档范围及保管期限表

表C.1归档范围及保管期限表

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CJ∕T 137-2001 给水衬塑可锻铸铁管件DB3401/T232202

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